Online-Terminverwaltung
einfach und schnell

  • Planen
  • Bereitstellen
  • Verarbeiten
  • Auswerten

FORMCYCLE ScreenShot

 

Mit der Online-Terminverwaltung bieten Sie Ihren Kunden auf einfache Art und Weise Online-Termine an, um z.B. Wartezimmer, Kursräume im Fitnessstudio oder Veranstaltungen so zu belegen, dass die aktuellen behördlichen Kontaktauflagen für Mindestabstände/Mindestbelegungen eingehalten werden können. Davon profitieren insbesondere solche Dienstleister, die engmaschige Belegungs-, Besuch- oder Servicezeiten benötigen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Fitnessstudios
  • Frisör- und Beauty-Studios
  • Arzt- und Ergotherapie-Praxen
  • Pflegeheime mit strikten Besuchsterminen
  • Öffentliche Verwaltungen mit ebenso strikten Besuchsformen

Alleinstellungsmerkmale, von denen Sie profitieren sind z.B. die intuitive Konfiguration, die individuelle Erstellung der Terminvorlagen, die übersichtliche Auswertung, die Exportmöglichkeiten, die Möglichkeit, Terminbestätigungen im iCal-Format zu übertragen und die Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien (DSGVO).

Features

Individuelles Design

Neben responsiver Darstellung und individuellen Vorlagen, können eigene Designs und zusätzliche Elemente für die Erfassung von Buchungsdaten konfiguriert werden.

iCal-Schnittstelle

Über das Standardformat iCal können Termine via E-Mail-Bestätigung versendet, oder die gesamten Kalender in bestehende Kalenderanwendungen importiert werden. (iCloud, Google, Outlook, etc.)

Kalender

Flexible Anforderungen benötigen flexible Möglichkeiten. Die Online-Terminverwaltung bietet den Einsatz mehrerer Kalender sowie Konfigurationsoptionen wie Schließtage, Termindauer, Kapazität, Vorlauf und max. Buchungen im Voraus.


Workflow

Nicht nur einfach buchen oder reservieren. Mit den erfassten Daten lassen sich auch individuelle Workflows für z.B. Dokumentengenerierung, E-Mail-Kommunikation, oder Datenweiterleitung konfigurieren.

Sicherheit

Alle Daten werden von der Erfassung bis zur Speicherung sicher verschlüsselt. Um Spam zu vermeiden, stehen Double-Opt-In Check, CAPTCHA und weitere moderne Techniken zur Verfügung.

Terminbestätigung

Egal, ob einfacher Bestätigungscode oder QR-Code. Die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten erfüllen die Anforderungen einer professionellen Terminverwaltung.


Auswertung / Übersicht

Für die Übersicht der Terminbuchungen steht eine flexible Kalenderdarstellung mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht bereit. Für den Export der Daten, stehen die Formate XML und Excel zur Verfügung.

Termine

Gebuchte Termine können, bis zu einem konfigurierbaren Zeitpunkt, verschoben oder storniert werden. Zudem können Termine auch manuell bestätigt und abgesagt werden.

Integration

Über verschiedene Integrationsmöglichkeiten kann die Terminerfassung auch direkt aus einem bestehendem Web-Portal, einer Homepage oder sonstigen Web-Anwendung erfolgen.

Videos

Termine planen

Öffnungszeiten, Termindauer, usw. planen.

Termine bearbeiten

Terminvorlagen individuell gestalten.

Termine auswerten

Übersicht und Auswertung der Termine.

Screenshots

Beispiele

Fitnessstudio

Ausgangssituation
Das Fitnessstudio bietet in der Zeit von 08.00 – 22.00 Uhr, für jeweils 20 Mitglieder, einen 2-stündigen Slot für den Gerätebereich an. Zusätzlich finden in den Kursräumen, in der Zeit zwischen 10.00 - 18.00 Uhr, 50-minütige Kurse (10.00 Uhr, 12.00 Uhr, 17.00 Uhr) für max. 10 Personen und 30-minütige Kurse (11.00 Uhr, 14.00 Uhr, 15.00 Uhr) für max. 15 Personen statt. Die Mitglieder benötigen zur Buchung den Namen und die Mitgliedsnummer und können max. 2 Tage im Voraus buchen. Nach der Buchung erhält das Mitglied eine Buchungsbestätigung per E-Mail, oder kann diese sofort nach der Buchung ausdrucken. Der Mitarbeiter am Empfang hat Zugriff auf alle Buchungen der jeweiligen Belegungen.

Beispiel Fitnessstudio

Pflegeeinrichtung

Ausgangssituation
Eine Pflegeeinrichtung bietet in der Zeit von 09.00 bis 21.00 Uhr die Möglichkeit, in insgesamt 4 Besuchszimmern Besucher zu empfangen. Jeder Besucher bzw. jede Besuchergruppe kann für max. 1 Stunde buchen. Nach dem Ende des Besuchs wird das Besucherzimmer für ca. 20 Minuten gereinigt. Für die Anmeldung muss die Anzahl der insgesamt anwesenden Besucher angeben werden. Im Anmeldeformular soll zusätzlich die Angabe möglich sein, ob Besucher Zugang mit einem Rollstuhl benötigen und die Konfektionsgröße für den evtl. Einsatz von Einweg-Schutzkitteln.

Beispiel Pflegeeinrichtung

Öffentliche Verwaltung

Ausgangssituation
Bürgerbüro mit 5 Arbeitsplätzen/Schaltern, die in der Zeit von 08.00 bis 16.00 Uhr besetzt sind. In der Zeit von 12.00 - 12.30 werden keine Termine vergeben. An den Schaltern 1 und 2 (Pass- und Meldewesen) werden Termine mit einer Termindauer von 20 Minuten und an den restlichen Schaltern (Sondergenehmigungen) von 30 Minuten vergeben. Für die Buchung werden Name und die aktuelle Adresse benötigt. Nach der Buchung wird dem Kunden ein Buchungscode angezeigt. Der entsprechende Sachbearbeiter hat Zugriff auf die für ihn relevanten Termine.

Beispiel Öffentliche Verwaltung

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